Team-Meetings erfolgreich durchführen
Unterschiedliche Standorte, Homeoffice oder auch verschärfte Regelungen wegen Corona: nicht alle Treffen und Besprechungen können persönlich stattfinden. Das Teammanagement lässt sich aber ganz leicht bewerkstelligen: mit Telefonkonferenzen und Webkonferenzen.
Team-Meeting als Telefonkonferenz planen
Je mehr physische Distanz, desto wichtiger der regelmäßige Austausch. Und das mit allen Beteiligten. Doch auch wenn Sie nicht Tür an Tür sitzen oder wie geplant reisen können, geht das ganz einfach: mit einer Telefonkonferenz bringen Sie alle Gesprächspartner an einen Tisch – egal, wo Ihre Teilnehmer oder Sie sich befinden. Sie benötigen dazu nur ein Telefon, genauso wie Ihre Teilnehmer.
Vorbereitung für Ihre Telefonkonferenz
- Planung:
Legen Sie einen zeitlichen Rahmen fest, der möglichst 1 h nicht überschreitet. Überlegen Sie, wie viele Teilnehmer Sie einladen möchten und welches Ziel Ihr Meeting konkret hat.
- Rederechte:
Überlegen Sie sich, wie Sie die Redezeiten regeln, z.B. über einen Moderator, der die Redezeiten vergibt.
- Anmeldung:
Machen Sie sich und auch Ihre Teilnehmer schlau, wie jeder sich für die Konferenz anmeldet. Planen Sie für eine evtl. Buchung und Vertragsabstimmungen etwas Vorlauf ein.
- Eröffnung Konferenzraum:
Wenn Sie einen Konferenzraum zum 1. Mal gebucht haben, können Sie ihn für eine einmalige Konferenz oder für wiederkehrende Konferenzen buchen und haben verschiedene Möglichkeiten, wie einen Mitschnitt der Konferenz u.v.m. Prüfen Sie alle Möglichkeiten und entscheiden Sie, was für Sie das Richtige ist.
- Einladung Teilnehmer:
Wenn Ihr Termin geplant ist: laden Sie Ihre Teilnehmer mit allen benötigen Informationen ein. Sie können in dem Zug auch bei internationalen Meetings auf eine evtl. vorhandene mehrsprachige Menüführung hinweisen und die Teilnehmer bei Beginn der Sitzung anrufen lassen (Dial-Out) oder die Teilnehmer können selbst anrufen (Dial-In).
- Start für ein gutes Telefon-Meeting:
Die Teilnehmer interessieren sich im Normalfall für das vorgestellte Thema, sind aber evtl. (noch) relativ ungeübt mit Umgang und Bedienung der technischen Mittel. Erläutern Sie nach einer freundlichen Begrüßung und Ihrer persönlichen Vorstellung deshalb zuerst alle bestehenden Möglichkeiten, z.B. auch der Wortmeldung, ob danach ein Protokoll/eine Aufzeichnung zur Verfügung stehen usw.
- Richtlinien für Konferenzleiter:
Sprechen Sie klar und deutlich in kurzen Sätzen, lassen Sie einander aussprechen und vermeiden Sie Störgeräusche, indem Sie z.B. nur immer den aktuellen Sprecher aktiv schalten, alle anderen auf stumm.
- Nachbearbeitung:
Ein erfolgreiches Meeting endet nicht mit der normalen Verabschiedung der Teilnehmer. Stellen Sie Ihren Teilnehmern im Nachgang ein Protokoll oder eine Aufzeichnung zur Verfügung. Nutzen Sie die Gelegenheit für Ankündigungen. Bieten Sie auch nach dem Meeting Unterstützung an. Damit können Sie den Kontakt zu Ihren Teilnehmern intensivieren und Vertrauen stärken, wenn man sich auch gerade nicht persönlich sehen kann.
Weitere Infos zu Telefonkonferenzen
So visualisieren Sie Ihre Ideen
Auch komplexere Themen können Sie auf Distanz gemeinsam im Team veranschaulichen. Webkonferenzen bieten noch mehr Möglichkeiten, wie z.B. eine Videoübertragung der Teilnehmenden.
So kommen Sie gemeinsam schnell ans Ziel - ohne besondere Hygieneregeln.
Anschaulich präsentieren per Webkonferenz
- Visualisieren Ihrer Ideen per Webkonferenz:
Für eine Webkonferenz benötigen Sie und Ihre Teilnehme einen PC oder Laptop. Auf ein Telefon können alle Teilnehmer hier verzichten. Falls für Sie bzw. die Zuhörer angenehmer: nutzen Sie ein geeignetes Headset oder Mikrofon und Lautsprecher, wenn sich damit Tonqualität und Handling besser anfühlen. Für eine eventuelle ergänzende Live-Video-Übertragung brauchen Sie eine entsprechende Kamera.
- Möglichkeiten bei Webkonferenzen:
Eine Webkonferenz eignet sich z.B. für Projektbesprechungen, Vertragsabstimmungen, Vorstellung neuer Programme u.v.m. Hier können Sie beispielsweise Ideen am Whiteboard gemeinsam entwickeln, eigene Programme live vorführen und sich aktiv und visuell mit allen Teilnehmern austauschen. Auf Wunsch können Sie auch per Videoübertragung kommunizieren, so dass Sie sich alle sehen.
- Vorteile/Nachteile einer Videoübertragung:
Eine Videokonferenz, bei der alle Teilnehmer sichtbar sind, kann sehr ablenkend sein. Weil dafür viele Daten übertragen werden, kann die Videoübertragung aller Teilnehmer auch dazu führen, dass das Internet - vor allem im Homeoffice - schlapp macht. Überlegen Sie hier im Vorfeld, ob Sie eine Videokonferenz benötigen bzw. ob es reicht, wenn nur der Moderator sichtbar ist.
- Besonders zu beachten:
Bei einer möglichen kompletten Bildschirmübertragung sehen die Teilnehmer alle Fenster, die Sie geöffnet haben. Achten Sie also – auch aus datenschutzrechtlichen Gründen – darauf, was Sie zeigen möchten und machen Sie nur dies sichtbar. Achten Sie auch bei der Video-Übertragung eines eigenen Live-Bilds darauf, dass Sie nur die gewünschte Umgebung/Hintergrund zeigen.
Fazit
Live ist immer besser, aber auch virtuell können Sie sich wunderbar im Team austauschen. Mit der richtigen Planung und Vorbereitung lassen sich Inhalte so sogar sehr effizient und vielfältig vermitteln. Virtuelle Team-Meetings sind eine attraktive Lösung für eine standortunabhängige Kommunikation - so bleiben Sie flexibel, gerade auch in Pandemiezeiten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg - und bleiben Sie gesund.
