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Telefonkonferenz
10 Tipps damit's läuft

Wissensdatenbank: Telefonkonferenzen - 10 Tipps damit's läuft

So gelingt jedes Telefon-Meeting

10 Tipps für eine erfolgreiche Telefonkonferenz

 

Egal ob Sie ein Meeting mit Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern machen wollen: Telefonkonferenzen bieten unglaublich viele Möglichkeiten. Sie hilft Ihnen z. B. die interne Kommunikation - vor allem im Home-Office - aufrechtzuhalten. Damit Sie alles richtig machen und Ihre Telefonkonferenz zum besten Erfolg bringen, haben wir ein paar nützliche Tipps für Sie zusammengestellt.

Tipp 1: Thema/Agenda der Konferenz

Überlegen Sie vorher, was das Thema Ihrer Konferenz sein soll und legen Sie Tagesordnungspunkte, den Teilnehmerkreis und mögliche Ziele fest.


Beispiele:
 

  • Pläne/Inhalte/Ziele vorstellen
  • Projekte planen
  • Kunden/Mitarbeiter schulen
  • Mandanten beraten
  • Ergebnisse präsentieren/erarbeiten
  • Teambesprechung durchführen
  • gemeinsame Ideen entwickeln

Tipp 2: Nötige Konferenz-Technik

Ihre Konferenz führen Sie und Ihre Teilnehmer ohne besonderes Equipment mit jedem (tonwahlfähigen) Festnetz- oder Mobiltelefon durch. Genauso gut funktioniert ein Voice-over-IP-fähiger Computer mit stabiler Internetverbindung.

Bei Bedarf können Sie zusätzlich eine Webkonferenz nutzen. Dafür benötigen Sie und Ihre Teilnehmer einen PC oder Laptop, auf dem die Präsentation gezeigt werden kann.

Falls es für Sie bzw. die Zuhörer angenehmer is, können Sie ein geeignetes Headset oder Mikrofon mit Lautsprechern nutzen. Dadurch verbessert sich ggf. die Tonqualität und das Handling.

Tipp 3: Gut geplant ist halb gewonnen

Über folgende Punkte sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken machen:
 

Welche Themen möchte ich in der Telefonkonferenz besprechen:
Stellen Sie sich vorher die Inhalte und  Zielsetzungen als Tagesordnungspunkte zusammen. Falls nicht alle Teilnehmer auf einem Wissenstand sind: versenden Sie z.B. im Vorfeld vorbereitende Unterlagen.

 

Wer moderiert die Konferenz:

Überlegen Sie sich, ob Sie die Konferenz federführend leiten möchten oder ob Sie einen zusätzlichen Moderator mit einbinden, der z. B. Fragen beantwortet oder Sie bei anderen Themen unterstützt.

 

Wann laden Sie ein:
Telefon- und Webkonferenzen können kurzfristig angesetzt werden. Erinnern Sie die Teilnehmer am besten 1 Stunde vorher nochmals daran.

 

Wie lange dauert die Konferenz:
Setzen Sie die Konferenzdauer nicht zu hoch an. Bei Rückfragen oder Diskussionen verlängert sich diese automatisch. Wir empfehlen eine max. Dauer von 1 Stunde.

 

Wann und wie erfolgt die Nachbereitung:
Stellen Sie im Nachgang für alle Teilnehmer ein Protokoll mit Ergebnissen und nächsten Schritten zur Verfügung. Bei einer Webkonferenz können Sie dafür die gezeigten Folien oder ein gemeinsam erarbeitetes Whiteboard nutzen.

Tipp 4: Start und Begrüßung

Begrüßen Sie Ihre Teilnehmer freundlich und teilen Sie Ihren Teilnehmern einen groben Fahrplan für die Konferenz mit (Dauer, Inhalt, Ziele), damit sie wissen was sie erwartet.

 

Bitten Sie alle Ihre Teilnehmer darum sich stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen. Wenn jemand etwas sagen möchte, kann er eine Wortmeldung abgeben, die Sie als Moderator koordinieren. So vermeiden Sie Nebengeräusche und unnötige Kommentare bzw. Zwischenrufe.

Reine Vortragskonferenz

Geeignet für Schulungen oder Präsentationen, bei denen die zugeschalteten Teilnehmer nur zuhören.

Hier macht es meist Sinn, die Teilnehmer stummzuschalten.

 

Konferenz mit Redebeiträgen

Geeignet für Meetings, Diskussionen, gemeinsame Ideenentwicklung: Hier können Sie eine Stummschaltung auch für einzelne Teilnehmer vornehmen bzw. immer nur die Teilnehmer sprechend schalten, denen das Wort erteilt wurde.

Tipp 5: Angenehmer Empfang

Häufig wählen sich Teilnehmer schon frühzeitig in den Konferenzraum ein. Solange noch kein Moderator in der Telefonkonferenz eingewählt ist, hörer die Teilnehmer eine Wartemusik.

 

Wenn Sie parallel eine Webkonferenz laufen lassen, können Sie die Wartezeit überbrücken, indem Sie eine kurze Folienpräsentation mit Infos zur heutigen Konferenz, z. B. den Tagesordnungspunkten, zeigen.

Tipp 6: Organisation der Konferenz

Eine kleine Einführung macht es für alle einfacher. Erläutern Sie daher kurz, was die Teilnehmer während der Konferenz machen können/sollen - stellen Sie z. B. kurze "Konferenzregeln" auf, an die sich jeder halten soll. Klären Sie außerdem im Vorfeld noch offene Fragen und weisen Sie auf die Einhaltung des Zeitrahmens hin.

Tipp

Mit der Tastenkombination *1* können Teilnehmer Wortmeldungen anmelden. Der Konferenzleiter kann dann den einzelnen Teilnehmern das Wort erteilen.

Tipp 7: Übersichtlich und gut verständlich

  • Sprechen Sie deutlich und nicht zu schnell.
     
  • Falls Sie internationale Teilnehmer haben, einigen Sie sich auf eine gemeinsame Sprache, damit jeder alles verstehen kann.
     
  • Bieten Sie den Teilnehmern zu Beginn an, dass Sie danach eine Zusammenfassung erhalten. Dann wissen die Teilnehmer, dass Sie nicht nebenher mitschreiben oder Screenshots machen brauchen und können ganz bei der Sache sein

Tipp

Manche Sachverhalte visualisieren Sie leichter mit einer Bildschirmpräsentation.
So können Sie Gesagtes mit Diagrammen oder Bildern verdeutlichen oder ein Whiteboard einblenden, auf dem neue Ideen direkt festgehalten werden.

Tipp 8: Störfaktoren eliminieren

Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung ohne störende Geräuschkulisse, besonders als Moderator. Wählen Sie im Vorfeld einen geeigneten Raum für die Konferenz aus und reservieren Sie ihn, falls nötig.

 

Falls Ihre Konferenzteilnehmer mitsprechen, können diese durch die Verbindung selbst oder die Umgebung ungewünschte Nebengeräusche in die Konferenz „bringen“. Minimieren Sie diese Störgeräusche, indem Sie alle oder einzelne Teilnehmer stumm schalten.

Diese nehmen dann nur noch passiv an der Konferenz als Zuhörer teil und die Störgeräusche sind nicht mehr hörbar. Die Teilnehmer können bei Bedarf jederzeit wieder sprechend geschaltet werden.

Tipp 9: Konferenz beenden

Fassen Sie zum Abschluss die Ergebnisse für die Teilnehmer und für das Protokoll zusammen und verabschieden Sie alle. Beenden Sie dann die Konferenz übers Telefon bzw. online. 
 

  • Nutzen Sie die Gelegenheit, um das nächste Meeting zu terminieren.
     
  • Bieten Sie als Konferenzleiter auch nach der Konferenz Hilfe und Networking an. Damit können Sie evtl. Unklarheiten ausräumen und Vertrauen aufbauen.
     
  • Stellen Sie Ihren Konferenz-Teilnehmern ein Protokoll oder bei einer Webkonferenz die gezeigten Folien bzw. das erarbeitete Whiteboard zur Verfügung. So hat jeder dieselben Informationen und kann mögliche Aufgaben besser umsetzen.

Tipp 10: Konferenz-Nachbereitung

Eine erfolgreiche Konferenz endet nicht mit der normalen Verabschiedung der Teilnehmer. Die Nacharbeit ist auch wichtig für den Erfolg der Konferenz.

 

Besonders bei den ersten Konferenzen empfiehlt sich eine Nachanalyse, damit Sie die nächste Konferenz besser organisieren und noch erfolgreicher durchführen können.

  • Wie hoch war die Anzahl der eingeladenen Teilnehmer und wie viele waren tatsächlich dabei?
  • Macht es Sinn, wenn alle Teilnehmer Wortbeiträge liefern können oder ist es besser, einzelne Teilnehmer stumm zu schalten?
  • Was lief gut bzw. wo gibt es Verbesserungspotenzial?

Fazit

Telefonkonferenzen sind eine tolle Möglichkeit, jederzeit und unkompliziert mit Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern online zu meeten. Aufwändige Terminabsprachen und langfristige Reiseplanungen sind somit passé. Doch es gibt auch kleine Fallstricke, die dazu führen können, dass man die Gespächspartner nicht gut versteht - oder das Meeting unstrukturiert abläuft. Wenn Sie die Tipps beachten, sind Sie auf dem besten Weg, Ihre Telefonkonferenz zum Meetingfavoriten zu machen. Gerne unterstützen wir Sie dabei!

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