So gelingt jedes Telefonmeeting
10 Tipps für eine erfolgreiche Telefonkonferenz
Egal ob Sie ein Meeting mit Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern machen wollen: Telefonkonferenzen bieten unglaublich viele Möglichkeiten. Sie hilft Ihnen z. B. die interne Kommunikation - vor allem im Home-Office - aufrechtzuhalten. Damit Sie alles richtig machen und Ihre Telefonkonferenz zum besten Erfolg bringen, haben wir ein paar nützliche Tipps für Sie zusammengestellt.
Tipp 1: Thema/Agenda der Konferenz
Überlegen Sie vorher, was das Thema Ihrer Konferenz sein soll und legen Sie Tagesordnungspunkte, den Teilnehmerkreis und mögliche Ziele fest.
Beispiele für Ziele:
- Pläne / Inhalte / Ziele vorstellen
- Projekte gemeinsam planen
- Mandanten beraten
- Teambesprechung durchführen
- Gemeinsam kreative Ideen entwickeln
Legen Sie auf der Grundlage der Ziele einzelne Tagesordnungspunkte fest, die Sie gemeinsam durchgehen möchten und definieren Sie ggf. Zwischenziele, die Sie erreichen möchten.
Tipp 2: Nötige Konferenz-Technik
Ihre Konferenz führen Sie und Ihre Teilnehmer ohne besonderes Equipment mit jedem (tonwahlfähigen) Festnetz- oder Mobiltelefon.
Alternativ ist die Teilnahme natürlich auch am Computer per Voice-over-IP möglich - achten Sie hier auf eine stabile Internetverbindung.
Bei Bedarf können Sie zusätzlich eine Webkonferenz nutzen. Dafür benötigen Sie und Ihre Teilnehmer einen PC oder Laptop, auf dem die Präsentation gezeigt werden kann.
Falls es für Sie bzw. die Zuhörer angenehmer ist, können Sie ein geeignetes Headset oder Mikrofon mit Lautsprechern nutzen. Dadurch verbessert sich ggf. die Tonqualität und das Handling.
Tipp 3: Gut geplant ist halb gewonnen
Über folgende Punkte sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken machen:
- Welche Themen möchte ich in der Telefonkonferenz besprechen:
Stellen Sie sich vorher die Inhalte und Zielsetzungen als Tagesordnungspunkte zusammen. Falls nicht alle Teilnehmer auf einem Wissensstand sind: versenden Sie z.B. im Vorfeld vorbereitende Unterlagen.
- Wer moderiert die Konferenz:
Überlegen Sie sich, ob Sie die Konferenz federführend leiten möchten oder ob Sie einen zusätzlichen Moderator mit einbinden, der z. B. Fragen beantwortet oder Sie bei einzelnen Themen unterstützt.
- Wann laden Sie ein:
Eine Telefonkonferenz benötigt keine lange Vorbereitungszeit. Trotzdem sollten Sie berücksichtigen, dass die Teilnehmer auch Zeit haben. Je nach Teilnehmeranzahl und -kreis sollten Sie die Einladung entsprechend früh versenden. Erinnern Sie die Teilnehmer am besten noch einmal eine Stunde vor der Konferenz, z.B. per E-Mail.
- Wie lange dauert die Konferenz:
Mit der Länge der Konferenz sinkt häufig die Konzentration der Teilnehmer. Setzen Sie die Konferenzdauer daher nicht zu hoch an - bei Rückfragen oder Diskussionen verlängert sich diese automatisch. Wir empfehlen eine max. Dauer von einer Stunde. Wenn sehr viele Teilnehmer Sprechzeit eingeräumt bekommen, kann es von Vorteil sein, diese ggf. entsprechend zu begrenzen und dies bereits im Vorfeld bekannt zu geben. So vermeidet man ein Ausufern der Konferenz.
- Wann und wie erfolgt die Nachbereitung:
Stellen Sie im Nachgang für alle Teilnehmer ein Protokoll mit Ergebnissen und nächsten Schritten zur Verfügung. Wenn alle Teilnehmer zustimmen, können Sie auch einen Mitschnitt der Konferenz erstellen - bspw. um später ein genaueres Protokoll erstellen zu können.
Tipp 4: Start und Begrüßung
Begrüßen Sie Ihre Teilnehmer freundlich, stellen Sie sich ggf. vor und teilen Sie Ihren Teilnehmern einen groben Fahrplan für die Konferenz mit (Dauer, Inhalt, Ziele), damit sie wissen was sie erwartet.
Bitten Sie alle Teilnehmer darum, sich stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen. Wenn jemand etwas sagen möchte, kann er eine Wortmeldung abgeben, die Sie als Moderator koordinieren. So vermeiden Sie Nebengeräusche und Kommentare, die bei einer Telefonkonferenz störender sein können als bei einem Präsenztermin.
Reine Vortragskonferenz
Geeignet für Schulungen oder Präsentationen, bei denen die zugeschalteten Teilnehmer nur zuhören.
Hier ist es in der Regel sinnvoll, die Teilnehmer stummzuschalten.
Konferenz mit Redebeiträgen
Geeignet für Meetings, Diskussionen, gemeinsame Ideenentwicklung: Hier können Sie eine Stummschaltung auch für einzelne Teilnehmer vornehmen bzw. immer nur die Teilnehmer sprechend schalten, denen das Wort erteilt wurde.
Tipp 5: Angenehmer Empfang
Häufig wählen sich Teilnehmer schon frühzeitig in den Konferenzraum ein - vielleicht sogar vor Ihnen. Solange noch kein Moderator in der Telefonkonferenz eingewählt ist, hören die Teilnehmer eine Wartemusik. Erst mit der Anmeldung des Moderators beginnt die Konferenz automatisch.
Wenn Sie parallel eine Webkonferenz laufen lassen, können Sie die Wartezeit überbrücken, indem Sie eine kurze Folienpräsentation mit Infos zur heutigen Konferenz, z. B. den Tagesordnungspunkten, zeigen.
Tipp 6: Organisation der Konferenz
Je größer die Konferenz und je seltener die Teilnehmer in dieser Form zusammenkommen, desto wichtiger sind ein paar kurze organisatorische Informationen. Erläutern Sie daher kurz, was die Teilnehmer während der Konferenz machen können/sollen - wie beispielsweise Wortmeldungen oder Stummschaltungen. Stellen Sie z. B. kurze "Konferenzregeln" auf, an die sich jeder halten soll. Klären Sie außerdem im Vorfeld noch offene Fragen und weisen Sie bei mehreren Rednern auf die Einhaltung des Zeitrahmens hin.
Tipp
Meist können Teilnehmer über einen Chat oder eine Funktion Wortmeldungen anmelden. Der Konferenzleiter kann dann den Teilnehmern das Wort erteilen.
Tipp 7: Übersichtlich und gut verständlich
- Sprechen Sie deutlich und nicht zu schnell.
- Falls Sie internationale Teilnehmer haben, einigen Sie sich auf eine gemeinsame Sprache, damit jeder alles verstehen kann.
- Kündigen Sie klar an, wer als nächstes das Wort erhält, damit nicht zwei Teilnehmer gleichzeitig sprechen bzw. niemand spricht.
- Sofern Sie einen Mitschnitt oder eine Zusammenfassung anbieten, kündigen Sie diese an. Dann wissen die Teilnehmer, dass sie nicht mitschreiben müssen, sondern ganz bei der Sache sein können.
Tipp
Visualisierung gefällig?
Mit einer parallel geführten Web-Präsentation oder auch einer Webkonferenz (mit Whiteboard) lassen sich komplexe Inhalte manchmal leichter erklären.
Tipp 8: Störfaktoren eliminieren
Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung ohne störende Geräuschkulisse - besonders als Moderator.
Falls Ihre Konferenzteilnehmer mitsprechen, können diese durch die Verbindung selbst oder die Umgebung unerwünschte Nebengeräusche in die Konferenz „bringen“. Minimieren Sie diese Störgeräusche, indem Sie alle oder einzelne Teilnehmer stumm schalten.
Stummgeschaltete Teilnehmer nehmen nur noch passiv an der Konferenz als Zuhörer teil. Sie können sich allerdings durch eine Wortmeldung beim Moderator melden, so dass dieser sieht, dass Sprechbedarf besteht. Er kann nach eigenem Ermessen einzelne oder alle Teilnehmer jederzeit wieder sprechend schalten.
Tipp 9: Konferenz beenden
Ganz gleich wer als letztes gesprochen hatte, am Schluss sollte immer der Moderator das Wort ergreifen. Fassen Sie am besten kurz die Ergebnisse für die Teilnehmer zusammen, bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit und verabschieden Sie sich. Sie beenden die Konferenz einfach über Ihr Telefon oder online.
Zusätzliche Tipps:
- Nutzen Sie die Gelegenheit, um das nächste Meeting zu terminieren bzw. auf weitere Konferenzen oder Schulungsmöglichkeiten, die Sie anbieten, hinzuweisen.
- Bieten Sie als Konferenzleiter auch nach der Konferenz Hilfe und Networking an. Damit können Sie evtl. Unklarheiten ausräumen und Vertrauen aufbauen.
- Stellen Sie Ihren Konferenz-Teilnehmern ein Protokoll oder eine Zusammenfassung zur Verfügung. So stellen Sie sicher, dass nichts falsch verstanden wurde und jeder dieselben Informationen hat. Missverständnisse lassen sich so schnell ausräumen und mögliche Projekte störungsfreier realisieren.
Tipp 10: Konferenz-Nachbereitung
Nach der Konferenz ist vor der Konferenz. Eine erfolgreiche Konferenz endet somit nicht mit der Verabschiedung der Teilnehmer - sondern erst mit der Nacharbeit. Analysieren Sie daher den Verlauf der Konferenz kritisch. Konnten Sie die Ziele Ihrer Konferenz erreichen? Waren die Wortbeiträge angemessen lang? Gab es störende Faktoren?
Am wertvollsten ist immer das Feedback der Teilnehmer. Dies können Sie zum einen erhalten, indem einer Ihrer Mitarbeiter selbst als Teilnehmer zugeschaltet ist und die Konferenz für Sie analysiert. Noch besser ist es, wenn Sie die Teilnehmer selbst nach Ihrer Meinung fragen - bspw. per E-Mail nach der Telefonkonferenz. Schwachstellen lassen sich so leicht aufdecken und für die nächste Konferenz eliminieren.
Analysieren Sie z. B.:
- Anzahl Anmelder/Teilnehmer
- Tagesordnungspunkte erfüllt?
- Anzahl der Wortmeldungen
- Länge der Wortbeiträge
- Konferenzdauer
- Akustik (Störgeräusche?)
- Zufriedenheit der Teilnehmer
Fazit
Telefonkonferenzen sind eine tolle Möglichkeit, jederzeit und unkompliziert mit Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern zusammenzukommen - ohne lange Vorlaufzeit und ganz gleich, wo sich diese befinden. Aufwändige Terminabsprachen und langfristige Reiseplanungen sind somit passé.
Im Gegensatz zu Präsenzterminen, wo man den Teilnehmern in die Augen schauen, direkt reagieren und das Gesprochene visuell unterstützen kann, ist es bei einer Telefonkonferenz von entscheidender Bedeutung, dass das Meeting gut durchorganisiert ist und die Teilnehmer alles gut verstehen. Vermeidet man die o.g. Fallstricke, ermöglichen Telefonkonferenzen kurzfristige Absprachen und effiziente Kommunikation. Gerne unterstützen wir Sie dabei! Hier können Sie gleich weitere Informationen anfordern.
